Su empresa ya utiliza inteligencia artificial: ¿está preparada para cumplir la normativa?

La inteligencia artificial ya forma parte de la actividad diaria de muchas organizaciones. Herramientas de generación de textos e imágenes, asistentes integrados en aplicaciones de oficina, sistemas de análisis documental, chatbots o soluciones incorporadas a los procesos productivos se utilizan cada vez con mayor frecuencia.

Sin embargo, utilizar una herramienta disponible en el mercado no significa quedar al margen de la normativa. El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial atribuye obligaciones no solo a quienes desarrollan sistemas de IA, sino también a las empresas y profesionales que los utilizan en el marco de su actividad, denominados responsables del despliegue.

¿Qué debe hacer una empresa que utiliza IA?

Las obligaciones concretas dependerán del sistema utilizado, de su finalidad y del nivel de riesgo asociado. No obstante, cualquier organización debería comenzar por responder a algunas preguntas esenciales:

• ¿Qué herramientas de IA se están utilizando y por qué departamentos?
• ¿Se introducen datos personales, información confidencial o documentación de clientes?
• ¿La IA interviene en decisiones que afectan a trabajadores, candidatos, clientes o usuarios?
• ¿Se informa adecuadamente cuando una persona interactúa con un chatbot o recibe contenido generado por IA?
• ¿El personal dispone de formación suficiente para utilizar estas herramientas de manera responsable?
• ¿Existen controles humanos sobre los resultados obtenidos?

Desde el 2 de febrero de 2025, las organizaciones deben adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en IA entre las personas que utilizan estos sistemas. Además, desde el 2 de agosto de 2026 son aplicables nuevas obligaciones de transparencia y buena parte del marco general establecido por el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.

El primer paso: conocer qué IA utiliza la organización

En numerosas empresas, las herramientas de IA se han incorporado sin una decisión centralizada: cada departamento utiliza aplicaciones diferentes y, en ocasiones, la dirección desconoce qué información se introduce en ellas o para qué se emplean sus resultados.

Por ello, una adecuada hoja de ruta debería comenzar con:

1. La elaboración de un inventario de herramientas y casos de uso de IA.
2. La identificación del papel que ocupa la organización en cada caso.
3. La clasificación preliminar de los sistemas según su nivel de riesgo.
4. La aprobación de una política interna de utilización de la IA.
5. La formación y alfabetización del personal.
6. La revisión de las obligaciones de transparencia, protección de datos, confidencialidad y supervisión humana.
7. La conservación de evidencias que permitan demostrar las medidas adoptadas.

No todas las empresas necesitarán el mismo nivel de adecuación. Una organización que únicamente utiliza asistentes de redacción no presenta la misma exposición que otra que emplea IA para seleccionar personal, evaluar clientes, prestar servicios profesionales o adoptar decisiones con efectos sobre terceros.

También debe tenerse en cuenta que una empresa puede dejar de ser un mero usuario y asumir obligaciones propias de un proveedor cuando comercializa un sistema bajo su nombre, modifica sustancialmente una solución existente o altera su finalidad en los supuestos previstos por la normativa.

¿Cómo puede ayudarle DGE Compliance?

DGE Compliance está desarrollando una línea especializada de asesoramiento dirigida a empresas, profesionales y entidades que utilizan o incorporan sistemas de inteligencia artificial en su actividad.

Nuestro acompañamiento puede incluir:

• Diagnóstico inicial de los usos de IA existentes.
• Inventario y clasificación de herramientas y casos de uso.
• Determinación de las obligaciones aplicables.
• Elaboración de políticas y procedimientos internos.
• Revisión de contratos, privacidad y garantías frente a proveedores.
• Evaluación de necesidades de transparencia y supervisión humana.
• Formación y alfabetización en IA para empleados y directivos.
• Diseño de una hoja de ruta de adecuación adaptada a cada organización.

El objetivo no es impedir el uso de la inteligencia artificial, sino facilitar su incorporación de manera segura, responsable y conforme con la normativa.

Si su organización ya utiliza herramientas de IA o está valorando incorporarlas a sus procesos, este es el momento adecuado para identificar los riesgos y comenzar su adecuación.

Contacte con DGE Compliance en compliance-ia@dge.es y solicite información sobre nuestro diagnóstico inicial de cumplimiento en materia de inteligencia artificial.