DGE Bruxelles ayuda a su empresa implantar todas aquellas políticas y procedimientos necesarios para garantizar que la empresa, incluyendo la totalidad de sus empleados y directivos, cumplen con las normativas de aplicación y mantienen en todo momento una relación ‘sana’ con sus grupos de interés, por ejemplo, clientes, proveedores, funcionarios, etc.
Un canal ético o canal de denuncias interno (whistleblowing en inglés) es un medio para canalizar las denuncias relacionadas con los comportamientos delictivos, poco éticos o irregulares por parte de la propia empresa, cualquiera de sus trabajadores, o personas terceras con los que nuestra empresa mantiene relación.
La normativa que rige la obligatoriedad y funcionamiento de los canales de denuncias internas es:
- Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción
- Otras leyes que contemplan de modo específico la existencia de un canal de denuncias internas: Ley de Igualdad, Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, etc.
Según la Ley 2/2023, en el sector privado las entidades obligadas a la implementación de un canal de denuncias internas son:
a) Las personas físicas o jurídicas que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
b) Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
A modo de resumen, las características principales que deben reunir un canal de denuncias internas dentro de la organización son:
- El canal debe asegurar la exhaustividad, autenticidad, identidad y confidencialidad, tanto del denunciante como del denunciado mediante la implantación de las correspondientes medidas de seguridad tanto técnicas como organizativas.
- El canal deberá permitir la formulación de denuncias tanto personalizadas como anónimas y en este último caso garantizar el anonimato del denunciante.
- El almacenamiento de la información debe respetar los requisitos sobre seguridad, accesos y plazos de conservación contemplados en la normativa vigente.
- Se deberá designar a una persona autónoma e imparcial, que realizará el seguimiento e investigación de la denuncia.
- Se protegerá al denunciante garantizando que no sufra represalias como consecuencia de la denuncia.
DGE Bruxelles mediante su servicio de cumplimiento normativo, DGE Compliance ayuda a la empresa con la elaboración del procedimiento de canal ético o canal de denuncias que permitirá a los trabajadores, proveedores, clientes y resto de personas o entidades que se relacionan con la empresa, comunicar incidencias e irregularidades en relación con el incumplimiento tanto de la normativa interna (código de ético) como externa. Dentro del alcance de definición del canal ético de la entidad se incluirán los siguientes aspectos:
i. Selección del canal de denuncias empleado (interno o externo, en caso de interno, modalidad(es) deseadas, por ejemplo, correo postal correo electrónico, herramienta de intranet, verbal, etc.), formatos a emplear, etc.
ii. En caso de que se opte por la modalidad de la gestión del Sistema Interno de Información por un tercero externo, regularización de las relaciones entre las partes según lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
iii. Nombramiento del Responsable del Sistema Interno de Información y formalización del dicho nombramiento por parte del órgano de administración dela empresa.
iv. Procedimiento de gestión de informaciones
v. Desarrollo de la política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.
vi. Desarrollo del procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
vii. Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en la Ley 2/2023.
Asimismo, DGE Compliance puede ofrecer a la empresa la utilización de su herramienta de canal de denuncias internas, WHISTLELINK, un portal de denuncias customizable, totalmente anónimo y seguro con incluido un módulo de gestión de casos.
